Misschien herken je het wel: je boek is begonnen als losse krabbels op verschillende papiertjes. Ze lagen overal en nergens. Op een gegeven moment was dat niet meer zo overzichtelijk en besloot je een word-document aan te maken. Van daaruit ben je verder gaan werken. Inmiddels heeft er een tekstredacteur naar gekeken en is je boek klaar om naar de vormgever te gaan. Maar hoe moet je alles op een overzichtelijke manier aanleveren bij je vormgever? En hoe zit dat met de afbeeldingen? Ik heb een aantal tips voor je!
Ik hou zelf ontzettend van structuur en probeer mijn mappen zo leeg en overzichtelijk mogelijk te houden. Daarnaast zorg ik ook voor duidelijke bestandsnamen, passend bij het stadium waarin het boek zich bevindt. En verder werk ik altijd met versienummers die elkaar opvolgen en deze zet ik vooraan de bestandsnaam. Zo staan ze in je map op de juiste volgorde. Stel mijn boek heet ‘Handboek voor Schrijvers’, dan ziet de 1e bestandsnaam er zo uit: V1_HvS_concept. Heb ik inmiddels een 4e versie geredigeerd terug gekregen van mijn tekstschrijver Sara, dan noem ik dat bestand: V4_HvS_geredigeerdSara. Heb ik de opmerkingen van Sara verwerkt, dan noem ik het bestand: V5_HvS_herzien. Als het tekstbestand klaar is om naar de vormgever te gaan, dan krijgt het een definitieve naam, zoals: 01-Binnenwerk_HvS. En de cover heet 01-cover_HvS_tekst. Zo ben je nooit iets kwijt en heb je altijd een back-up van de laatste versie, voor het geval er iets misgaat. Het is bovendien verstandig om je bestanden ook online op te slaan bij een cloud-service, zoals dropbox.
Definitieve tekstbestand
Net als een overzichtelijke map met alle concepten, is het ook van groot belang dat de definitieve tekst van je boek geordend is. Zorg voor een zo eenvoudig mogelijk document. Less = echt more! Je hebt een duidelijke indeling en maakt gebruik van simpele koppen. Je hoeft niet aan de slag met kleurtjes, mooie lettertypes, inspringen, symbolen of andere gekkigheid. Gebruik gewoon vette of cursieve koppen en platte leestekst, bijvoorbeeld in het lettertype Times new roman. Ga niet naar de volgende regel met allerlei spaties of tabs. Maar druk gewoon op enter. Uitzondering op de regel is een opsomming, daar gebruik je wel een tab. Dus:
– [ tab ] tekst van de opsomming
Als je een nieuwe alinea begint, kan je gewoon 1 enter (zonder witregel) plaatsen. Moet er wel een witregel geplaatst worden, dan vind ik het altijd prima als er 2 enters achter elkaar worden gezet. Bij het einde van een hoofdstuk spring je met ctrl+enter (microsoft) of command+enter (mac) naar de volgende pagina. Duidelijker kan het niet.
Wil je in je uiteindelijke boek de tekst graag indelen in 2 of meer kolommen op een pagina? Doe dat in je tekstbestand dan niet! Dit komt allemaal aan bod als je de layout van je boek samen met je vormgever bepaalt. Zij gaat al je ideeën vervolgens omzetten naar een ontwerp in Indesign. Het is zonde van je tijd als jij er iets moois van probeert te maken in Word.
Het is heel belangrijk dat je tekst pas naar je vormgever opstuurt als het helemaal nagekeken en definitief is. Laat je tekst dus eerst redigeren en nakijken op alle mogelijke fouten. Kleine punten, komma’s of typfoutjes kan je uiteraard gewoon aanpassen. Een handigheidje: Weet je van jezelf dat je bij bepaalde woorden vaak een spelfout maakt? Of gebruik je wel eens dubbele spaties, verkeerde afkortingen, stopwoordjes of dubbele tabs? Verwijder die dan eenvoudig met de functie ‘zoeken/vervangen’.
Het is niet handig om nog hele alinea’s toe te voegen of grote delen tekst weg te halen of te verplaatsen als je vormgever al met je boek aan de slag is gegaan. Als jij nog grote wijzigingen gaat doen nadat de vormgever een compleet ontwerp heeft gemaakt, verspringt alle tekst in de vormgeving weer en moet je vormgever alles aanpassen.
Foto’s, Illustraties, kaders en meer
Komen er illustraties of foto’s in je boek? Bij foto’s en illustraties: geef elk bestand een duidelijke bestandsnaam met een nummer van 001 t/m … en eventueel een korte omschrijving. Zet in je tekstdocument datzelfde nummer, bijv [001 portret inleiding] in het rood op de juiste plaats. Eventuele bijschriften van afbeeldingen kunnen worden aangeleverd in een apart Word-bestand en krijgen hetzelfde nummer als de bijbehorende afbeelding, dus 001: …bijschrift…
Maak je gebruik van kaders, tabellen of grafieken die naast of tussen de lopende tekst komen? Dan kan je deze, net als de foto’s en illustraties, genummerd aanleveren in een apart Word-bestand. Geef vervolgens weer in de lopende tekst aan waar het kader, de tabel of grafiek moet komen te staan. Doe dit bij voorkeur in een andere kleur dan de afbeeldingen, bijvoorbeeld felblauw. Vind je het fijner om ze in de lopende tekst te laten staan, dan is dat ook geen probleem. Als je het makkelijker vindt, kun je kader eventueel in de lopende tekst laten staan. Markeer ze dan met [begin kader]….tekst….[einde kader] en geef ze een ander kleurtje dan de rest van de tekst, bijvoorbeeld oranje. Eventuele instructies kun je ook tussen haakjes zetten […instructie….]. Hou dit zo kort mogelijk.
Belangrijk! Steek zelf niet te veel tijd in het ontwerpen van kaders en tabellen, want je vormgever gaat dit allemaal nog opnieuw doen, passend bij de stijl van het boek en aan de hand van jouw wensen. Gewoon de tekst gescheiden met een enkele tab of een simpele tabel zijn meer dan voldoende!
Wil je bepaalde woorden of quotes in de tekst uitlichten of een apart tekstkader plaatsen, zorg dan dat je voor elk onderdeel een duidelijke manier kiest om dit aan te geven in het tekstbestand. Woorden die eruit moeten springen kun je dikgedrukt maken. Quotes kun je cursief maken en op een aparte regel zetten.
Je wensen voor de vormgeving en uitstraling zal je vormgever uitgebreid met je bespreken. Je hoeft dus niet zelf aan de knutsel te gaan met een speciale opmaak. Dit mag je natuurlijk wel voor jezelf doen, om een beeld te krijgen bij hoe het eruit moet komen te zien. Maar hou daarnaast altijd een eenvoudig gestructureerd document aan als basis.
Nog even in het kort:
- Gebruik duidelijke bestandsnamen en versienummers
- Stuur je tekst pas op nadat het geredigeerd is!
- Maak een simpele, duidelijke indeling, zonder speciale opmaak
- Maak bij afbeeldingen gebruik van genummerde bestandsnamen
- Geef in de lopende tekst aan waar de afbeeldingen moeten komen
- Lever bijschriften aan in een apart word-document
- Kaders, tabellen en grafieken lever je ook aan in een apart word-document
- Woorden of quotes die eruit moeten springen kan je dikgedrukt of cursief maken
- Zet instructies tussen [haakjes] en hou het kort
- Steek zelf niet te veel tijd in het ontwerpen van je boek in Word. Dit doet je vormgever voor je!
Als je alles meteen goed structureert en aanlevert, is alles super overzichtelijk en heb je echt een hele blije vormgever! Heb je nog vragen? Stuur me gerust een berichtje. Ik denk graag met je mee!